Accessでクロス集計の方法をお探しですね。

広告

Accessのクロス集計クエリを使いこなそう！初心者でもわかる作り方ガイド

Accessに溜まった売上データや顧客情報を分析するとき、「Excelのピボットテーブルみたいに、パッと見やすい表で集計できたらいいのに…」と思ったことはありませんか？そんなときに活躍するのが、Accessに最初から入っている「クロス集計クエリ」という機能です。

この記事では、Access初心者の方でも安心して使えるように、クロス集計クエリの基本から、実際の作り方、よくある失敗ポイントまで、わかりやすく説明していきます。

クロス集計クエリって何？どんなときに便利なの？

クロス集計クエリとは、データベースに保存されているデータを、縦と横に整理して表にまとめる機能のことです。

たとえば、毎日の売上が記録されたテーブルがあるとします。

このとき、縦軸に「月」、横軸に「商品名」を並べて、それぞれの交差したマス目に「売上金額の合計」を表示すれば、月ごと・商品ごとの売上がひと目でわかる集計表ができあがります。

バラバラだった生データが、意思決定に役立つ情報に早変わりするわけです。

「データ集計ならExcelのピボットテーブルでいいんじゃない？」と思うかもしれませんね。

たしかにExcelは手軽でグラフも作りやすいのですが、データが数十万行を超えると動きが遅くなってしまいます。

その点、Accessはもともと大量のデータを扱うために作られているので、膨大なデータでもサクサク集計してくれます。

しかも、一度クエリを作っておけば、データが更新されても開き直すだけで最新の集計結果が見られるので、毎月のレポート作成がグッと楽になります。

ただし、クロス集計クエリをうまく使うには、元データが「リスト形式」になっていることが大切です。

1行に1件のデータが入っていて、列には「日付」「商品名」「金額」といった同じ種類の情報が並んでいる、きれいな表を用意してください。

すでに集計されたような形の表を元にしてしまうと、Accessが正しく集計できません。

データの準備をしっかりすることが、正確な分析への第一歩です。

ウィザードを使えば簡単！クロス集計クエリの作り方

初めてクロス集計クエリを作る方には、「クエリウィザード」を使うのがおすすめです。

ウィザードは、画面の案内に従って進めていくだけで、難しい設定を自動でやってくれる便利な機能です。

使い方は簡単。

Accessのメニューから「作成」タブを選んで、「クエリウィザード」をクリック。

出てきた画面で「クロス集計クエリウィザード」を選べば、集計したいテーブルを選ぶ画面に進みます。

元データを選んだあとは、集計表の「縦」「横」「計算する内容」を順番に決めていきます。

具体的にはこんな感じです。

**縦（行見出し）の設定**：集計表の左側に並べたい項目を選びます。

たとえば「販売日」や「担当者名」など。

最大3つまで選べます。

**横（列見出し）の設定**：集計表の上に並べたい項目を選びます。

たとえば「商品名」や「店舗名」など。

こちらは1つだけ選べます。

**計算する値の設定**：縦と横が交差するマス目に表示する数字（たとえば「売上金額」）と、その計算方法（「合計」「平均」「件数」など）を選びます。

これらを設定してクエリに名前をつけたら、完了ボタンを押すだけ。

画面の指示通りに進めるだけなので、Accessに慣れていない方でも安心して作れます。

最後の画面で「クエリのデザインを変更する」を選べば、裏側の仕組みも見られるので、Accessの勉強にもなりますよ。

ただし、ウィザードは便利な反面、「今年のデータだけ集計したい」みたいな複雑な条件は設定できません。

そういうときは、まずウィザードで基本の形を作ってから、次に説明する「デザインビュー」で細かい調整をするのがおすすめです。

デザインビューで自由にカスタマイズしよう

Accessの操作に慣れてきた方や、もっと細かい集計をしたい場合は、「デザインビュー」を使いましょう。

デザインビューを開くには、「作成」タブから「クエリデザイン」を選んで、集計したいテーブルを追加します。

そのあと、リボンの「クエリの種類」から「クロス集計」をクリックすると、画面下の設定エリアに「集計」と「クロス集計」という行が追加されます。

デザインビューでクロス集計を作るときは、各項目に正しい「役割」を設定することが大切です。

**縦（行見出し）の設定**：「集計」を「グループ化」、「クロス集計」を「行見出し」にします。

複数の項目を設定できます。

**横（列見出し）の設定**：「集計」を「グループ化」、「クロス集計」を「列見出し」にします。

こちらは1つだけです。

**計算する値の設定**：「集計」を「合計」や「カウント」などにして、「クロス集計」を「値」にします。

これも1つだけです。

デザインビューの良いところは、集計する前に特定のデータだけを絞り込める点です。

たとえば「今年度の売上だけ集計したい」場合、日付の項目を追加して、「集計」を「Where条件」に変更し、条件欄に期間を入力します。

このとき「クロス集計」は空欄にしておくのがポイントです。

これで、必要なデータだけをピンポイントで集計できます。

また、デザインビューでは計算式を使った独自の項目も作れます。

単純な金額の合計だけでなく、税込金額を計算してから集計するといった、実務に合わせた柔軟な使い方ができます。

ウィザードで作ったクエリもデザインビューで開けるので、まずはウィザードで土台を作って、細かい調整はデザインビューで行う、というハイブリッドな使い方がおすすめです。

よくある失敗と解決方法

クロス集計クエリは便利ですが、初心者がつまずきやすいポイントもあります。

一番多いのが「列の並び順が思った通りにならない」という悩みです。

クロス集計クエリを実行すると、横軸の項目は自動的に数字順や五十音順に並べ替えられてしまいます。

そのため、「4月、5月、6月」と並べたいのに、「10月、11月、12月、4月、5月…」みたいに変な順番になってしまうことがあります。

この並び順を自分で決めるには、クエリのプロパティを設定します。

デザインビューの空いているところを右クリックして「プロパティ」を開き、「列見出し」という項目を探してください。

そこに「”4月”,”5月”,”6月”」のように、表示したい順番で項目名をカンマで区切って入力します（文字の場合は””で囲みます）。

これで、見やすい順番に列を固定できます。

もう一つ注意が必要なのが、クロス集計クエリを使ってレポート（印刷用の帳票）を作るときです。

クロス集計クエリは、元データによって列の数や名前が変わる性質があります。

でもレポートは、最初に決めた列名でレイアウトを作るので、データがない月があると「そんな項目はありません」というエラーが出てしまいます。

これを防ぐためにも、さっき説明した「列見出し」の固定が大切です。

あらかじめすべての商品名や月をプロパティに登録しておけば、データがゼロでも空欄の列として表示され続けるので、レポートが崩れません。

こうした仕組みを理解しておけば、Accessでのデータ分析とレポート作成がもっとスムーズになりますよ。

広告