Accessのクエリについてお探しですね。

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Accessのクエリって何？初心者でもわかる基本の使い方を解説

Microsoft Accessを使い始めたばかりの人が、最初につまずくポイントが「クエリ」という言葉です。

「テーブルにデータは入れられたけど、ここからどうやって必要な情報を取り出せばいいの？」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Accessのクエリって何なのか、どうやって使うのかを、初心者の方にもわかりやすく説明していきます。

抽出、集計、並べ替えといった基本操作から、Excelとの違い、実際の仕事でどう役立つのかまで、丁寧に解説しますね。

Accessのクエリって何？Excelとどう違うの？

Accessの「クエリ」を簡単に言うと、データベースに対する「問い合わせ」のことです。

たくさんのデータが入っているテーブルから、「この条件に合うデータだけ見たい」「項目ごとに合計を出したい」「順番に並べたい」といった操作をするための機能なんです。

イメージとしては、テーブルが本をしまう「本棚」だとすると、クエリは目的の本を探して机の上に並べてくれる「図書館の司書さん」みたいな役割ですね。

「それって、Excelのフィルター機能と同じじゃないの？」と思った方もいるかもしれません。

実は、ここに大きな違いがあります。

一番の違いは、クエリは「やりたい処理を保存しておける」ということ。

Excelだと、データが増えるたびに毎回フィルターをかけ直したり、範囲を選び直したりする必要がありますよね。

でもAccessのクエリなら、一度「毎月の売上を商品別に集計して、金額の大きい順に並べる」という処理を作って保存しておけば、新しいデータが追加されても、クエリを開くだけで最新の結果がパッと表示されるんです。

もう一つ知っておくと便利なのが、データベースから情報を取り出すには本来「SQL」という専門的な言語を書く必要があるということ。

でもAccessのクエリは、マウスでクリックしたりドラッグしたりするだけで、このSQLを自動で作ってくれます。

プログラミングの知識がなくても、複雑なデータ処理が視覚的にできちゃうんです。

クエリを使いこなせるようになると、Accessの力を最大限に引き出せるようになりますよ。

クエリにはどんな種類があるの？3つの画面の違いも解説

Accessのクエリにはいくつか種類があって、目的に応じて使い分けます。

一番よく使うのが「選択クエリ」です。

これは、テーブルから条件に合うデータを抽出して表示するためのもので、日々の業務でデータを確認したり、レポートを作ったりするときに大活躍します。

他にも、データをまとめて書き換える「更新クエリ」、別のテーブルにデータをコピーする「追加クエリ」、不要なデータを削除する「削除クエリ」などがあります。

これらはデータを直接変更するので「アクションクエリ」と呼ばれています。

クエリを作るときは、3つの画面（ビュー）を切り替えながら作業します。

この違いを理解しておくと、スムーズに作業できますよ。

**データシートビュー**：クエリを実行した結果を、Excelの表みたいな形で見る画面です。

**デザインビュー**：どのテーブルを使うか、どの項目を表示するか、どんな条件で絞り込むかなど、クエリの設計をする画面です。

**SQLビュー**：デザインビューで設定した内容が、裏側でどんなSQL文になっているか見られる画面です（普段はほとんど使いません）。

初心者の方がクエリを作るときは、基本的に「デザインビュー」で設計して、「データシートビュー」で結果を確認する、という流れになります。

デザインビューは、上の部分に使うテーブルが表示されて、下の部分の「デザイングリッド」というマス目に、表示したい項目や条件を設定していきます。

パズルを組み立てるような感覚で操作できるので、複雑な条件でも意外と簡単に作れちゃいますよ。

【実践編】クエリを実際に作ってみよう（抽出・並べ替え）

それでは、実際に一番よく使う「選択クエリ」を作って、データの抽出と並べ替えをやってみましょう。

まず、Accessの画面上にある「作成」タブをクリックして、「クエリデザイン」を選びます。

すると、「テーブルの表示」という小さなウィンドウが出てくるので、データを取り出したいテーブルを選んで追加します。

これで、クエリにデータの元が設定されました。

次に、追加したテーブルの中から、結果として表示したい項目を選びます。

テーブルに表示されている項目名をダブルクリックするか、下のデザイングリッドに向かってドラッグすると、その項目がクエリに追加されます。

特定の条件でデータを絞り込みたいときは、デザイングリッドの「抽出条件」という行に条件を入力します。

たとえば、住所が東京の人だけを表示したいなら、住所の項目の抽出条件に「東京」と入れればOKです。

さらに、仕事でデータを使うときは「売上の高い順」とか「日付の新しい順」など、決まった順番で並んでいないと見づらいですよね。

並べ替えの設定も簡単にできます。

デザイングリッドの「並べ替え」という行をクリックすると、「昇順」か「降順」かを選べます。

数字なら小さい順か大きい順か、日付なら古い順か新しい順かを選べます。

すべての設定が終わったら、画面左上の「実行」ボタン（赤いビックリマークのアイコン）を押してみてください。

データシートビューに切り替わって、設定した通りに抽出・並べ替えされた結果が表示されますよ。

もっと便利に！集計と複数テーブルの結合

基本的な抽出や並べ替えができるようになったら、次は「集計」と「テーブル結合」にもチャレンジしてみましょう。

Excelでピボットテーブルや関数を使ってやるような複雑な集計も、Accessのクエリなら驚くほど簡単に作れます。

集計をするには、デザインビューのメニューにある「集計」ボタン（Σマークのアイコン）をクリックします。

すると、デザイングリッドに「集計」という行が追加されます。

この集計行を使えば、「商品カテゴリごとの売上合計」「担当者別の月間契約件数」「お客さんごとの平均購入金額」といった、グループ分けを伴う計算が簡単にできます。

項目ごとに「グループ化」「合計」「平均」「カウント」などの方法をプルダウンから選ぶだけなので、難しい関数を覚える必要はありません。

一度この集計クエリを作って保存しておけば、月末の集計作業のときなどにクエリを開くだけで、最新のデータに基づいた正確な集計結果が一瞬で出てきます。

さらに、Accessの本当にすごいところは、複数のテーブルを組み合わせて1つのデータとして扱えることです。

たとえば、「顧客マスター」テーブルと「購買履歴」テーブルが別々にあっても、両方に共通する「顧客ID」などの項目で線を引く（リレーションシップを設定する）ことで、2つの表を合体させたようなクエリが作れます。

これによって、ExcelのVLOOKUP関数をたくさん使って動作が重くなってしまうような大量のデータでも、Accessのクエリならサクサク高速に処理できて、必要な情報だけを正確に引き出せるんです。

まとめ

クエリは最初は難しく感じるかもしれませんが、基本を押さえれば驚くほど便利なツールです。

ぜひ実際に触りながら、少しずつ慣れていってくださいね。

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