Accessレポートのグループ化についてお探しですね。

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Accessのレポートを見やすく整理しよう!グループ化と並べ替えの使い方

Accessでデータベースを作って、いざレポート(帳票)を印刷しようとしたとき、「なんだかデータがバラバラに並んでて見づらいな…」と感じたことはありませんか?売上データや顧客名簿などを印刷するとき、部署ごとや担当者別にデータがまとまっていると、資料としての価値がグッと上がりますよね。

この記事では、Accessのレポート機能を使ってデータをグループ化して、見やすく並べ替える方法をわかりやすく解説します。

さらに、グループごとに改ページして帳票を物理的に分けるテクニックや、小計を出す方法も紹介しますので、ぜひ日常の業務に役立ててください。

Accessレポートでグループ化・並べ替えを設定する基本手順

Accessのレポートでデータを整理する第一歩は、「グループ化と並べ替え」機能を使うことです。

この機能を使えば、バラバラに並んでいるデータを、特定の項目(フィールド)を基準にしてきれいにまとめ直すことができます。

たとえば、全社員の売上データが日付順に並んでいるレポートを、担当者名でグループ化してから日付順に並べ替える、といった複雑な処理も、簡単な操作だけで実現できるんです。

設定するには、対象のレポートを「デザインビュー」か「レイアウトビュー」で開きます。

画面上部のリボンメニューから「レポートデザイン」タブを選んで、「グループ化と並べ替え」というボタンをクリックしてください。

すると、画面の下の方に「グループ化、並べ替え、および集計」という専用の作業エリアが表示されます。

ここが、帳票のレイアウトを自由にコントロールするための操作パネルになります。

まずは「グループの追加」をクリックして、基準にしたいフィールド(例:「部署名」や「担当者名」)を選びましょう。

これだけで、レポート内のデータが指定した項目ごとにまとまって表示されるようになります。

さらに、グループ化されたデータの中で順序を整えたいときは、「並べ替えの追加」をクリックして別のフィールド(例:「売上日」や「フリガナ」)を選びます。

昇順や降順の切り替えもこの画面からワンクリックでできるので、思った通りの順番になっているか、プレビューで確認しながら作業を進めていきましょう。

部署ごとや担当者別に帳票を分けるための改ページ設定

データをグループ化した後、実際の業務でよく求められるのが「部署ごとや担当者ごとに印刷する紙を分けたい」という要望です。

ひとつの用紙に複数の部署のデータが数行ずつ混ざっていると、各部署に配るときに手作業で仕分けたり、最悪の場合はハサミで切ったりする手間が発生してしまいますよね。

そんな非効率な状況を解決してくれるのが、グループ化と連動した「改ページ」の設定です。

改ページを設定するには、対象のレポートをデザインビューで開く必要があります。

先ほど追加したグループ化の設定により、デザインビューには「〇〇 ヘッダー」(〇〇はグループ化したフィールド名)という新しいセクションができているはずです。

このグループヘッダーの余白部分をダブルクリックするか、右クリックから「プロパティ」を選んで、プロパティシートを表示させます。

プロパティシートには、レポートの細かい動きを調整するための設定項目がたくさん並んでいます。

プロパティシートの「書式」タブの中にある「改ページ」という項目を探してください。

この「改ページ」を「カレントセクションの前」に変更すると、新しい部署や担当者のデータが始まるたびに、自動的に新しいページに移るようになります。

これで、一括で印刷ボタンを押すだけで、部署ごとにきれいに分かれた帳票が出力されるようになり、紙の仕分けや配布作業の手間を大幅に減らすことができます。

グループヘッダーとフッターを活用して集計行を追加する

レポートを部署ごとや担当者別に分けることができたら、次はそれぞれのグループごとに小計や件数を出したくなりますよね。

Accessのレポート機能では、グループヘッダーとグループフッターという2つのセクションを使うことで、誰でも簡単にグループ単位の集計行を追加できます。

グループヘッダーは各グループの最初に表示されるタイトル的な部分で、グループフッターは各グループの最後に表示されるまとめの部分です。

集計を行うには、画面下部の「グループ化、並べ替え、および集計」エリアで、対象のグループの右側にある「詳細」をクリックします。

すると隠れていた詳細設定が表示されて、「フッターセクション付き」という項目を選べるようになります。

これを設定すると、デザインビューにグループフッターの領域が追加されます。

このフッター領域に新しくテキストボックスを置いて、コントロールソース(データ元)に計算式を入力すれば、自動的に集計が行われます。

・「=Sum([売上金額])」と入力すれば、そのグループの合計金額が計算されます。

・「=Count(*)」と入力すれば、そのグループに含まれるデータの件数が表示されます。

・「=Avg([点数])」と入力すれば、そのグループの平均値が計算されます。

このように、簡単な関数をテキストボックスに入力するだけで、Excelのピボットテーブルや小計機能のような高度な集計帳票が完成します。

さらに、レポート全体の一番下にあるレポートフッターにも同じようにテキストボックスを置けば、全社を通じた総合計を出すこともできます。

用途に合わせて文字の大きさや太字などの書式を調整して、より見やすいレポートに仕上げてみてください。

レポートのグループ化がうまくいかない時の原因と対処法

Accessのレポート作成は直感的にできる部分も多いですが、設定したはずのグループ化や並べ替えが正しく反映されないトラブルも起こることがあります。

原因の多くは、元になっているデータソース(テーブルやクエリ)の設定と、レポート側の設定がぶつかっていることや、データベース特有の仕様を理解しきれていないことにあります。

問題が起きたときは、いくつかのポイントを順番にチェックしていくと解決に近づきます。

一番よくある原因は、レポートの元データになっているクエリ側で、すでに複雑な並べ替えが設定されているケースです。

Accessの仕様上、基本的にはレポート内で設定した「グループ化と並べ替え」のルールが優先されますが、クエリ側の並べ替え設定が悪さをして、思った通りの結果にならないことがあります。

この場合、元になっているクエリをデザインビューで開いて、並べ替えの指定を一旦すべて解除してから、改めてレポート側だけで設定し直すとスムーズに動くようになります。

また、「五十音順で並べ替えたはずなのに順番がバラバラになる」という現象も、初心者によくあるトラブルです。

これは、漢字が入力されているフィールドを直接基準にして並べ替えを行ってしまったことが原因です。

Accessは漢字の読み方(ふりがな)を自動で判別して並べ替える機能を持っていないため、文字コード順という不規則な順番になってしまうんです。

これを防ぐには、テーブルを作る段階で「フリガナ」専用のフィールドを用意しておいて、レポートの並べ替え基準として必ずその「フリガナ」フィールドを指定するようにしてください。

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